Aktenschrank adé: Digitale Schulverwaltung

Aktenschrank adé: Digitale Schulverwaltung
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Apr

Mit der Ankündigung der neuen Bundesregierung, den DigitalPakt#D umsetzen zu wollen, ist neue Bewegung ins Thema „Digitale Bildung“ gekommen. Die Infrastrukturmaßnahme hat unter anderem das Ziel, Schulen ans Netz zu bringen – ganz wortwörtlich. Flächendeckende Breitbandinternetverbindungen sind eine Seite der Medaille, doch wie bringt man Schulen nicht nur ans, sondern auch ins Netz?

Denn zu einer umfassenden Digitalisierung des Lernorts Schule gehören nicht nur digitale Medien und digitale Technik. Vielmehr sollten konsequenterweise alle Aspekte des Schulbetriebs integriert werden, allen voran die Verwaltung. Andernfalls wird es schwierig, Schülerinnen und Schülern die alltägliche Bedeutung digitaler Technologien zu vermitteln, wenn sie am primären Lernort nur innerhalb des Klassenzimmers Anwendung finden.

Analog zu vielen Branchen und Behörden, werden auch Schulsekretariate und -verwaltungen schrittweise digitalisiert werden. Aktenschränke werden durch Server ersetzt, der Briefverkehr zunehmend automatisiert oder von E-Mails abgelöst, Vertretungspläne online kommuniziert und aktualisiert.

Word und Excel reichen nicht

In vielen Schulen herrschen noch klassische Excel-Tabellen oder Word-Listen vor. Hierin werden beispielsweise Notenvergabe, Fehlzeiten, Stundenpläne oder Vertretungen dokumentiert und geregelt. Häufig werden diese zentral von den Sekretariatsangestellten verwaltet. Dies ist zum einen umständlich, da sich bei der händischen Datenpflege Fehler einschleichen können und Tabellen und Dokumente schnell unübersichtlich werden. Darüber hinaus entstehen so zusätzliche Arbeitswege und Wartezeiten, die sich vermeiden lassen.

Zudem können Lehrende häufig nur im Schulgebäude an internen PCs auf alle relevanten Daten und Informationen zugreifen. Dies behindert sie in ihrer Flexibilität und der Unterrichtsvorbereitung im Home-Office. Auch Schüler müssen sich in vielen Fällen direkt vor Ort an das Sekretariat oder Lehrende wenden, um beispielsweise eine Schülerbescheinigung zu erhalten, einen Notenüberblick zu bekommen oder einen Blick auf den Vertretungsplan werfen zu können.

Unterschiedliche Anbieter und Anwendungen

Seit einiger Zeit bieten OER- wie auch kommerzielle Software-Anbieter digitale Lösungen an, die nahezu alle Aspekte der Schulverwaltung in ein System integrieren. Auch Bundesländer und Kommunen entwickeln eigene Konzepte, die bei der Organisation helfen sollen. Vor allem die moderne Cloud-Technologie hat diesen Prozess beschleunigt. Durch die Möglichkeiten der dezentralen, endgeräteunabhängigen Datenverwaltung, lassen sich bestehende Organisationsstrukturen flexibel optimieren.

So verfügt beispielsweise die IPHIS-Schulsoftware des Stuttgarter Unternehmens TK Schulsoftware über sechs verschiedene Module, die für alle Schularten geeignet sind. Hiermit lassen sich unter anderem Stundenpläne und Zeugnisse verwalten und erstellen, die Raumplanung organisieren, Schulabschlüsse abwickeln, Deputate planen und berechnen sowie Vertretungspläne erstellen, koordinieren und Schülerfehlzeiten erfassen. Alle Daten werden datenschutzkonform auf deutschen Servern gespeichert.

In einigen Bundesländern gibt es darüber hinaus auch ländereigene webbasierte Anwendungen. Als Vorreiter auf diesem Gebiet gilt das Land Hessen, in dem bereits im Jahr 2006 eine Schulverwaltungssoftware implementiert wurde. Vor etwa einem Jahr wurde auch in Berlin eine „Zentrale Schulverwaltungsumgebung (ZSVU)“ eingeführt. Diese beinhaltet unter anderem einen Schuldesktop, der mit MS Office 2010, LibreOffice 5x, einer Stundenplansoftware und eine Anwendung für Schulleitungen. Hinzu kommt mit LUSD eine Lehrkräfte-Unterrichts-Schul-Datenbank, die es Lehrenden ermöglicht, ihren Unterricht und Lehreinsatz zu planen, Schulabschlüsse automatisch zu berechnen, Zeugnisse zu erstellen und auszudrucken, Berichte und Abfragen zu erstellen, Schülerdaten anzulegen und zu pflegen sowie Daten für Statistiken bereitzustellen.

Eine Cloud für alles

Ein erweitertes Modell wird derzeit in Baden-Württemberg in mehreren Schritten ausgerollt. Im Rahmen der Bildungscloud „Ella“ soll es langfristig auch verschiedene Möglichkeiten der Schulverwaltung und Kommunikation geben. Je nach Akteur (Lehrender, Schüler, Schulleitung), haben die Nutzer unterschiedliche Zugriffsrechte und -befugnisse. So wird die Cloud zum zentralen Anlaufpunkt für alle Belange rund um den schulischen Alltag.

Fazit

Vor dem Hintergrund des kommenden DigitalPakt#D als auch des Lebensalltags von Schülerinnen und Schülern und den Lehrenden, ist eine vollständige Digitalisierung der Schulverwaltung unumgänglich. In vielen Schulen und Bundesländern gibt es bereits unterschiedliche Softwarelösungen. Übergeordnetes Ziel sollte jedoch eine möglichst nahtlose Integration in bestehende Systeme und den schulischen Alltag sein.

Das bedeutet: eine zentrale Anlaufstelle schaffen, statt mehrerer parallel laufender Systeme für unterschiedliche Zwecke. Eine weitere Herausforderung, die unumgänglich sein wird, ist die Schaffung von bundesweit einheitlichen Dateistandards. Somit kann gewährleistet werden, dass ein Schulwechsel weder Eltern noch Schulen vor unnötige Probleme bei der Datenweitergabe stellt.

Ob zu eigenentwickelten oder privatwirtschaftlichen Lösungen gegriffen wird, liegt im Ermessen der Schulbetreiber und der Kultusministerien. Ein Blick auf bestehende Anwendungen und andere Einsatzbereiche – bspw. Großunternehmen und Hochschulen – kann hilfreich sein, um eigene Bedürfnisse zu identifizieren. Eine sinnvolle Erweiterung – die mitunter schon besteht – ist die Ergänzung der webbasierten Cloud um eine App, die höchste Flexibilität ermöglicht.

Tobias Börner